ERP环境下的内部控制优化策略

⊙张宇晶 经济日报社计财部

⊙文 丽 新华社计财局

在ERP环境下，企业的信息流、物资流和资金流高度集成，业务处理程序被大大简化，大部分手工处理改由计算机完成。由此带来了一些内部牵制措施无法执行的问题，包括会计人员无法直接参与和控制、控制效率低、其审查和稽核机制被削弱等。此外，计算机技术和网络通讯技术本身存在的可靠性、安全性等问题，也给企业内部控制风险的防范带来了相应的难题。在ERP环境下，企业只有对内部控制体系进行优化，才能保障内部控制系统的有效实施，促进企业资源的配置和优化，实现经营的可持续增长。

一、ERP环境下的内部控制风险

在ERP环境下，企业的业务处理是跨职能部门的，企业的资源和信息可以得到统一的管理和共享。由于企业信息的存储介质、存储形式、处理方式都有重大改变，企业内部控制的新风险主要表现在以下方面：

（一）业务流程的改变带来的风险

首先，在系统实施之初，由于业务流程的变化，和手工方式差异很大，用户可能不能马上适应新的操作方式，由此带来一系列的不确定因素造成了风险。其次，业务流程的变化，企业的管理架构趋向扁平，内部控制由程序执行，自动化程度高，业务人员大大减少，给个人身兼多职带来可能，因而导致控制风险。再次，流程化管理进一步密切了部门与部门之间的联系，跨职能部门的流程管理使得某个环节出现问题直接影响其他流程的运作。过去职能化的管理也许还有绕过某些环节变通的方法，而集成系统就必须经过每个流程。在这种情况下，任何一个环节出现差错，将直接影响到后续流程的实施。最后，由于集成系统采用的是单一数据库，所有的数据采取一次性单点输入，如某产品入库的具体数量若只有仓库确认，如果有差错，将直接影响销售、生产、财务等部门统计。

（二）网络的大量应用带来的风险

在企业内的业务逐渐集成到系统的过程中，网络在企业内也开始大量地应用。不仅是各个部门，网络也把异地的分支机构也连接起来。由于网络环境具有开放性的特点，在这个环境中，一切信息在理论上都是可以被访问到的。网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问或者病毒的侵扰，而且内部人的非法访问成功的机会还很高，一旦发生将造成巨大的损失。

（三）内部控制要素构成的变化及其带来的风险

内部控制整体架构主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五项要素构成。在ERP环境下，企业内部控制系统仍是由以上五个基本要素构成，控制体系框架并没有发生实质性的改变。但是，每项基本要素的内部构成却发生了变化。

1．控制环境

ERP的实施，改变了企业内部的组织结构体系，管理结构变的扁平化、流程化，决策者和执行者能够快速沟通，企业的内部控制层次明显减少，控制责任更加明确，控制效率更高。ERP的应用增强了企业内部控制的灵活性，对等的渠道使信息无论处于何处都可以被企业内外部人员比较容易地获得。

2．风险评价

ERP的实施给企业带来了新的风险发现、风险分析和风险评估的理念和方法，使企业可以及时准确地分析、辨认企业在实现既定目标过程中可能发生的风险并适时地加以处理。把ERP系统的信息技术与业务活动有机结合起来作为风险防范的工具，将能大大减少错弊的发生，保证企业业务活动的正常进行。同时，ERP系统也给企业带来了新的风险，例如计算机系统的复杂性增加了企业潜在的应用风险；电子数据可以被方便地改写和删除、数据处理过程无法直观观测等都增加了数据安全风险。

3．控制活动

ERP的实施增强了控制手段的灵活性、多样性和高效性，加强了内部控制体系的预防、检查和纠正功能。ERP的应用，可以使企业摆脱人员和资源对内控体系有效性的限制并在企业内部形成新的控制理念：内控体系不再仅仅依赖过多的检查、审批、核准人员或复杂的控制程序，而是依靠信息技术对其进行合理设计，经济、高效地达到控制目标。同时，信息技术的运用也增加了企业内部控制的难度与复杂性。

4．信息与沟通

在ERP环境下，网络连接企业各职能部门，实现了各种业务流程的一体化处理，信息需求者可以实时获取各种信息。相对开放的信息系统也为内部员工和管理者提供了开放的沟通管道，有利于内部沟通的进行，使组织内的员工清楚地了解内部控制体系和各自的责任。管理者也可以随时掌握内部控制制度的执行与生效情况。但是，开放的技术环境很难避免非法侵扰，ERP系统也存在着遭受非法访问甚至破坏的可能性，这使信息的真实性受到了质疑。

5．监督

在ERP环境下，内部控制体系的程序化使内部控制在一定程度上具有了对ERP软件系统的依赖性。同时，ERP的应用使内部控制体系具有了人工控制与程序控制相结合的特点。程序化内部控制体系的有效性取决于应用程序设计的质量，如果程序发生差错或不起作用，那么控制失效就可能长期不被发现，从而使系统由于程序运行的重复性而反复发生相同的纰漏。

二、ERP环境下的内部控制优化策略

（一）完善风险管理机制

企业信息化意味着企业各部门、各作业单位之间，以及企业与外部，如供应商、客户、合作伙伴等通过实时互联的网络实现信息、作业高度共享，网络的开放性把企业暴露于各种风险之中。企业除了要建立传统的风险管理机制之外，还要结合信息化的特点，建立基于信息化的风险管理机制：一是建立一套信息网络系统安全政策和制度；二是定期对系统安全政策与制度的实施效果进行评价；三是通过企业内部会计控制框架的构建，建立、健全预算及责任控制，强化信息化的风险意识。必要时企业可设置风险评估部门或岗位，专门负责有关风险的识别、规避和控制。

（二）优化企业内部控制的环境

COSO报告指出，内部控制环境是内部控制的主要构成因素。影响控制环境的因素很多，主要包括管理理念、公司的治理结构、管理控制方式、人力资源等方面。为了能够有效地实施企业内部控制，企业主要应从以下几个方面着手：

1．优化企业的组织结构，明确权利职责

作为公司制的企业，应该按照相关法规设立相应的董事会、股东会、监事会，并按照公司章程运转，合理选聘优良的经理管理层，处理好集权与分权的关系，明确董事会、股东会、监事会的职责，为设计、执行、控制和监督活动提供基本的框架。同时，在各职责部门之间应该建立起畅通的沟通渠道，保证各部门能够进行有效沟通与交流，使整个组织在高效、协调的机制下运行。

2．建立起有效、合理的内部管理制度

为了保证企业的正常运营，应该实行权责明确、管理科学、激励和约束相匹配的内部管理制度，调节所有者、经营者和员工之间的关系。并根据公司运营的现状，建立起一套合理、有效的内部经理人激励机制，包括规范经理人员的选拔，规范公司资本保值增值目标的考核程序，维护股东方利益，防止内部人为控制，严格实行内部会计与审计控制制度，强化对经理人员的在任审计和监督。另外，还要通过产品市场、资本市场及经理人市场，建立起相配套的经理约束机制。通过合理的激励与约束机制，使经理人既有充分的经营管理权，又能使其尽职尽责地履行对受托人的义务，使企业的效益最大化。通过机制的逐步完善，来推进企业经营管理的规范与调整，使内部控制的目标责任能顺利实现。

3．明确岗位职责，实施关键岗位分离制、轮岗制

现行的ERP系统都相对使得业务流程复杂化，越来越多地依靠系统进行控制。系统是死的，更主要还是由人来实际操控的。因此，对人的控制要比对系统的控制更加重要。对于程序设计与开发人员，他们应仅有对数据测试运行的权限，而不能进行实际操作。除非有特殊事项，在征得相关负责人的同意后，方可以进行数据的传输，但不得对数据进行修改、删除。对于一般业务部门录入的基础数据，在数据生成完毕后要及时传输给财务部门进行确认，在财务人员已经确认审核通过后，业务部门不得再对数据进行修改。财务部门的员工之间也要做到相互监督与控制，以SAP系统为例，财务部门员工对业务输入的基本数据进行确认审核的时候，应做到审核人员与确认记账人员相分离，以防止财务人员与业务人员相勾结。对重要报表的输出应有相关的控制程序，报表输出与录入应建立专门的ERP管理系统，报表的输入输出需要详细的记录。一旦发现异常，应有相应的警告与提示，并呈报相应的主管领导和内部审计人员，达到实时监控的职能。对在ERP系统中的信息数据，应该有日志备份文档，对在系统中的所存操作都要详细记录，即便有人故意篡改数据，都能够方便、详实地查询到相关操作信息，将系统受人为影响降到最低限度。

4．确立董事会在公司经营管理中的核心地位

董事会要真正成为公司运营的主导机构，重大经营决策方针都必须由董事会讨论决定，而不是由大股东或几个人说了算。ERP系统的有效运行应该是以董事会的有效运营为基础，否则就会沦为利益集团的工具。积极推进董事会制度建设的同时，要逐步改善公司治理结构，保护投资者利益，真正发挥独立董事的外部独立监督作用。

5．加强对ERP信息系统的软硬件的监督和管理

作为内部控制重要手段的ERP信息系统，所依赖的是一个强大的软硬件平台。为了保证企业的正常运转，必须保证这个平台的稳定与高速运行。要加大对软硬件系统的维护与评价，定期出具系统运行报告，定期轮换系统监测与维护人员。对于重大系统故障，要向董事会报告，不得私自做出决定，以免造成重大损失。每年的审计，注明会计师应当对企业的ERP系统的软硬件进行审计，测试在这个系统上运行的ERP提供的数据是否真实、准确、可靠，并在审计报告中给予披露。

6．加强专业人才的培养与开发

信息经济时代对从事财务工作的人员提出了更高的要求，要求有扎实的计算机水平和不断更新的专业知识。这就要求企业应加强对员工的培训，不断地为其提供新的课程培训和企业文化引导，形成爱岗敬业的基本素质，并加强员工职业道德和企业文化建设。优秀的企业文化，往往能够将员工的道德风险降到较低水平，对于企业内部控制是相当有利的。在信息化环境下，应倡导动态的企业文化，提倡团队精神，对不断变化的环境做出快速反应。

（三）加强外部审计机构对内部控制的评价

为了更有效地实施内部控制，企业应聘请外部专业的审计机构对企业的内部控制进行评价与分析，重点是实施ERP系统以后，企业的内部控制是变好了还是比以前差了，在ERP系统上运行是更安全还是危险增大了，在ERP系统上运行的数据是否真实、可靠地反映了企业的经营管理状况，企业的治理是否稳定在一个合理、健康的水平上。外部审计机构需要定期提供内部控制状况报告，提交给企业的董事会、股东会、监事会等相关职能部门。若是上市公司，还应提交给证监会等相关部门，让企业的经营信息公开化、透明化，促进企业自身的健康、持续发展。

吉林电力股份有限公司关于浑江发电公司

关停#1—4机组处置的进展公告

证券代码：000875 证券简称：吉电股份 公告编号：2010-074

吉林电力股份有限公司关于浑江发电公司

关停#1—4机组处置的进展公告

本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。

一、基本情况

2009年4月8日公司第五届董事会第七次会议，审议通过了《吉林电力股份有限公司浑江发电公司#1—4关停机组资产报废处置的议案》，同意对关停机组进行拆除并报废处置，要求发挥资产的最大效益，并严格按照有关程序办理。2010年9月17日，浑江发电公司与沈阳鲁宁机电设备拆除有限公司签订了《浑江关停#1-4机组出售、拆除合同》，此次交易不构成关联交易。

二、处置工作的进展情况

1、2009年8月通过招标的方式选定了浑江发电公司#1—4关停机组处置资产评估单位和拍卖单位。

2、2009年10月30日在《中国电力报》、中国二手设备网、中国废旧物资网、中国拍卖行业协会“中拍在线”、吉林省金石拍卖有限责任公司网站进行了拍卖公告。

3、2010年8月13日在《东亚经贸新闻》、中国二手设备网、中国废旧物资网、吉林省金石拍卖有限责任公司网站进行了再次拍卖公告，并于2010年8月23日举行的拍卖会上以5000万元的价格成交。

4、2010年9月17日浑江发电公司与买受人沈阳鲁宁机电设备拆除有限公司签订了《浑江关停#1—4机组出售、拆除合同》。

合同主要内容如下：

第3条付款

3.1 买方在合同签订后10日内，按拍卖付款的有关约定，支付合同价格的70%为3500万元及拆除保证金500万元。卖方在收到拆除保证金500万元款项后，买方方可开展拆除作业,在支付合同付款70％后，方可拆除1－4号机组机、炉主厂房内的设备。

3.2 余款1500万元在拆除工程过半或在2010年12月20日前（以时间在前的为准）全部付清。

3.3 合同价款以银行转账方式转入卖方账户。未及时转入卖方账户视为买方不履行合同，按本合同6.1条执行。

第5条 拆除保证金

5.1 合同签订10日内，买方应向卖方提交金额为500万人民币的拆除保证金（其中叁佰万元做为安全风险抵押金）。

5.2 如果买方未能履行合同或未完全履行合同，拆除保证金将作为对这一损失的补偿而支付给卖方。

5.3如果买方未能履行安全协议中的有关要求，卖方有权按照协议中的规定从安全风险抵押金中扣除。

5.4 拆除保证金在买方履行合同完毕后无息退还；但如果此时存在合同争端并且未能解决，那么拆除保证金的有效期应延长到上述争端最终解决且理赔完毕后。

第6条 保证与索赔

6.1 若买方在合同签订后未能按照卖方的要求及时开工，即视为买方不履行合同，构成根本性违约，卖方有权立即解除与买方合同，并没收全部拆除保证金及已支付的竞买保证金1000万元。

6.2 买方在施工期间须严格执行拆除工程规范、技术及安全规程中的要求，遵守卖方有关规定。

三、备查文件

1、公司第五届董事会第七次会议决议

2、浑江关停#1—4机组出售、拆除合同

特此公告。

吉林电力股份有限公司董事会

二○一○年九月二十一日

江西铜业股份有限公司

关于“江铜CWB1”认股权证行权特别提示公告

证券代码：600362 证券简称：江西铜业 公告编号：临2010-046

权证代码：580026 权证简称：江铜CWB1

债券代码：126018 债券简称：08江铜债

江西铜业股份有限公司

关于“江铜CWB1”认股权证行权特别提示公告

本公司董事会及全体董事保证本公告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，并对其内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。

根据《江西铜业股份有限公司认股权证上市公告书》的约定，“江铜CWB1”认股权证（交易代码580026，行权代码582026）的行权期具体为2010年9月27日、28日、29日、30日及10月8日五个交易日。“江铜CWB1”认股权证的最后交易日为2010年9月21日（星期二），从2010年9月22日（含该日）开始“江铜CWB1”认股权证将停止交易。在上述行权期内，江西铜业A股股票（股票代码：600362）、公司债券（公司债代码：126018）仍正常交易。请投资者注意相关投资风险。

“江铜CWB1”认股权证经分红除息调整后的行权价格为15.33元/股，行权比例为4:1。在2010年9月27日、28日、29日、30日及10月8日五个交易日内，投资者每持有4份“江铜CWB1”认股权证，有权以15.33元/股的价格认购1股江西铜业A股股票。按照“江铜CWB1”认股权证的行权比例计算的江西铜业A股股票不足1股的部分予以舍弃处理，成功行权获得的股份可以在次一交易日上市交易。

2010年10月8日15:00为“江铜CWB1”认股权证行权终止日的行权结束时点，截至该时点尚未行权的“江铜CWB1”认股权证将被全部注销，提请投资者注意。

如有疑问，请于工作时间（每个工作日上午9:00-11:30，下午1:00-5:00）拨打热线电话0701-3777592、0701-3777105、0701-3777578、0701-3777341、0701-3777164、010-65059218咨询。

特此公告。

江西铜业股份有限公司董事会

二○一○年九月二十七日

证券代码：600362 证券简称：江西铜业 公告编号：临2010-047

权证代码：580026 权证简称：江铜CWB1

债券代码：126018 债券简称：08江铜债

江西铜业股份有限公司

关于“江铜CWB1”认股权证交易不活跃账户特别提示公告

本公司董事会及全体董事保证本公告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，并对其内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带责任。

根据《江西铜业股份有限公司认股权证上市公告书》的约定，“江铜CWB1”认股权证（权证代码：580026，行权代码：582026）的最后交易日为2010年9月21日（星期二），从2010年9月22日（星期三）开始停止交易。“江铜CWB1”认股权证的行权期具体为2010年9月27日、28日、29日、30日及10月8日五个交易日。

为切实保护投资者的合法权益，公司在此郑重提醒持有“江铜CWB1”认股权证且交易不活跃账户持有人关注“江铜CWB1”认股权证的最后交易日期和行权期。

如有疑问，请于工作时间（每个工作日上午9:00-11:30，下午1:00-5:00）拨打热线电话0701-3777592、0701-3777105、0701-3777578、0701-3777341、0701-3777164、010-65059218咨询。

特此公告。

江西铜业股份有限公司董事会

二○一○年九月二十七日

中国嘉陵工业股份有限公司（集团）简式权益变动报告书

上市公司名称：中国嘉陵工业股份有限公司（集团）

股票上市地点：上海证券交易所

股票简称：中国嘉陵

股票代码：600877

信息披露义务人名称：中国南方工业集团公司

信息披露义务人注册地址：北京市西城区三里河路46号

通讯地址：北京市海淀区车道沟十号院

股份变动性质：减少

签署日期：2010年9月21日

信息披露义务人特别提示

一、信息披露义务人依据《中华人民共和国证券法》（以下简称“证券法”）、《上市公司收购管理办法》（以下简称“收购办法”）、《公开发行证券公司信息披露内容与格式准则第15 号—权益变动报告书》（以下简称“准则15 号”）及相关的法律、法规编写本报告书。

二、信息披露义务人签署本报告书已获得必要的授权和批准，其履行亦不违反信息披露义务人章程或内部规则中的任何条款，或与之相冲突。

三、依据证券法、收购办法、准则15号的规定，本报告书已全面披露了信息披露义务人在中国嘉陵工业股份有限公司（集团）中拥有权益的股份变动情况；截至本报告书签署之日，除本报告书披露的信息外，上述信息披露义务人没有通过任何其他方式增加或减少其在中国嘉陵工业股份有限公司（集团）中拥有权益的股份。

四、本次权益变动是根据本报告所载明的资料进行的。信息披露义务人没有委托或者授权其它任何人提供未在本报告书列载的信息和对本报告书做出任何解释或者说明。

第一节 释义

在本报告书中，除非文义载明，下列简称具有如下含义：

第二节 信息披露义务人介绍

一、信息披露义务人基本情况

名称：中国南方工业集团公司

注册地：北京市西城区三里河路46号

法定代表人：徐斌

注册资本：1,264,521万元

公司类型： 全民所有制

经营范围：主要从事国有资产投资、经营管理等。

营业执照注册号：1000000031933（1-1）

税务登记证号：110102710924929

组织机构代码：71092604-3

成立时间：1999年6月29日

营业期限： 永久

联系人：于显彪

联系地址：北京市8933信箱资本运营部

联系电话：（010）68963709

二、信息披露义务人实际控制人情况

三、信息披露义务人的董事、监事及高级管理人员情况

四、信息披露义务人持有、控制其他境内或境外上市公司的发行在外股份总额百分之五以上的情况

1、持有重庆建设摩托车股份有限公司71.13%的股份。

2、持有济南轻骑摩托车股份有限公司31.43%的股份。

3、持有利达光电股份有限公司38.99%的股份。

4、持有云南西仪工业股份有限公司17.44%的股份。

5、持有中原特钢股份有限公司64.80%的股份。

第三节 权益变动目的

信息披露义务人通过本次权益变动转让其持有的上市公司中国嘉陵5.14%的股权，将盘活国有资产，进一步优化国有经济布局和国有资产配置，推进国有经济结构调整，促进产业的升级和发展。

信息披露义务人不排除在未来12个月继续减少其在上市公司中拥有权益的股份的可能性，届时信息披露义务人将按照相关法律法规履行信息披露义务。

第四节 权益变动方式

一、 信息披露义务人本次权益变动方式

通过上海证券交易所集中交易出售和大宗交易出售。

二、 信息披露义务人在上市公司中拥有的权益数量及比例

信息披露义务人在本次权益变动前，为中国嘉陵的控股股东，持有中国嘉陵254,270,840股股份，占中国嘉陵总股本的37%。2009年11月24日至2010年9月17日，信息披露义务人将其持有的中国嘉陵无限售条件的流通股股份通过集中交易和大宗交易系统减持35,340,567股，占中国嘉陵总股本的5.14 %。本次权益变动后，信息披露义务人持有中国嘉陵218,930,273股股份，占中国嘉陵总股本的31.855%，仍为中国嘉陵的控股股东。

第五节 前六个月内买卖上市交易股份的情况

信息披露义务人自事实发生之日起前六个月内，通过证券交易所的集中交易和大宗交易卖出中国嘉陵股票情况如下：

1、2010年3月17日，通过上海证券交易所集中交易系统减持了6859200股，占上市公司总股本的0.998 %，减持平均价格10.922元。

2、2010年5月7日，通过上海证券交易所集中交易交易系统减持了2345100股，占上市公司总股本的0.341%，减持平均价格12.446元。

3、2010年6月11日，通过上海证券交易所集中交易系统减持了4527720股，占上市公司总股本的0.659%，减持平均价格9.198元。

4、2010年8月2日，通过上海证券交易所集中交易系统减持了3700000股，占上市公司总股本的0.538%，减持平均价格10.038元。

5、2010年8月3日，通过上海证券交易所集中交易系统减持了3172820股，占上市公司总股本的0.462%，减持平均价格9.823元。

6、2010年9月17日，通过上海证券交易所大宗交易系统减持了1000000股，占上市公司总股本的0.146%，减持价格为9.59元。

截止本报告书签署日，信息披露义务人尚持有上市公司218,930,273 股股份，占上市公司总股本的31.855%，全部为无限售条件的流通股份。

第六节 其他重大事项

一、截止本报告书签署日，信息披露义务人无需要披露的其他重大事项

本报告书已按有关规定对本次权益变动的有关信息进行了如实披露，无其他为避免对本报告书内容产生误解应披露而未披露的信息。

二、信息披露义务人声明

本人（以及本人所代表的机构）承诺本权益变动报告书不存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏，并对其真实性、准确性、完整性承担个别和连带的法律责任。

信息披露义务人：中国南方工业集团公司

法定代表人（签字）： 徐斌

2010年9月21日

第七节 备查文件

一、备查文件

1、 信息披露义务人法人营业执照；

2、 信息披露义务人董事及其主要负责人的名单。

二、查阅方式

1、中国嘉陵工业股份有限公司（集团）财务部；

2、上海证券交易所。

附表： 简式权益变动报告书

信息披露义务人：中国南方工业集团公司

法定代表人（签字）： 徐斌

2010年9月21日