（来源：沈阳日报）
转自：沈阳日报
□杨 杰
档案管理属于高校日常管理工作的重要组成部分，2021年颁布的《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，要进一步对我国档案管理事业进行优化，以促进档案开放、提升档案利用服务能力、加大档案资源开发力度等多项措施来促进档案管理事业的高质量发展。本文围绕当前数字化转型背景下高校人事档案服务管理现状进行分析，探究如何实现服务模式的创新，持续提升档案服务质量。
当前高校人事档案服务现状
数字化转型背景下要求将各类数字化技术手段融入档案管理的全过程中，但实际研究中发现，当前高校在人事档案服务中存在明显问题：一方面，档案管理利用手段仍然采用传统技术，没有将新兴数字化技术手段融入其中。如AI、云计算模型等，缺乏对管理系统和软件的更新意识，导致基础设施无法满足高等院校的人事档案服务需求，服务效率低下、服务内容滞后，阻碍档案服务的创新发展；另一方面，高校对于人事档案的管理重视度有限，没能形成信息化发展意识，导致高校人事档案服务中对于相关信息资源的投入不足。主要表现为资源类型有待丰富、档案资源分散、缺乏特色档案等等，这些零散化、碎片化的信息直接限制了人事档案资源的利用和共享，不符合数字化转型的发展需求。
立足于数字化转型背景下探究高校人事档案服务的创新路径
搭建数字化在线管理平台
考虑到当前数字化转型需求和高校人事档案管理现状，要求高校及管理部门积极搭建数字化在线管理平台，推动人事档案管理工作从线下为主的模式，逐步转变为线上与线下相结合的混合制模式。线下服务模式中沿用传统管理及服务体系，而在线服务中则需以智能服务为核心，通过对相关人事档案信息和数据进行汇聚，围绕人事档案管理的主要业务内容，搭建业务间的协同路径。据此，高校要积极搭建人事档案资源和数据的汇聚端口，通过将涉及人事档案管理的各个环节联系到一起，如人力资源、科研服务、教务管理等，实现对各环节档案资源的整合。智能服务作为数字化在线管理平台的重点，要求高校及人员能够积极将最新的高新技术应用于服务体系搭建中，如人工智能技术、大数据技术等等。该类技术的应用能够绘制用户画像，通过分别搭建基础层、服务层和机制层，对采集到的数据和信息进行深度挖掘、分析，从而完成对数据的多维分析并编译成对应的用户标签。当用户行为匹配标签后自动推送相关个性化服务，提升人事档案管理的在线服务效率。
打造一站式档案服务体系
高校要充分审视当前人事档案服务现存问题及服务需求变化风向，对常规服务流程进行优化，打造一站式的人事档案服务管理体系，而这一目标的实现离不开数字化技术。高校围绕构建智慧人事档案服务模式展开，通过ID技术实现对用户身份的认证，利用唯一身份信息编码能够完成从身份识别、业务办理到进度查询等一系列流程，极大地节省了档案管理流程及时间。而服务功能设计中则考虑到用户的个性化需求，要求能够为用户身份提供个性化的服务渠道及内容。例如，针对教职工的人事档案管理，要求明确档案利用的主要路径，结合教职工当前工作现状、晋升需求等等，实现对用户的个性化服务内容推送。同时，考虑到当前移动端的普及，要求高校档案管理部门能够根据人事档案服务需求来设计移动端APP，利用微信、QQ等主要在线服务平台，引导用户通过扫描二维码的形式下载APP或关注公众号，便于用户随时随地查看个人档案、办理业务等，优化服务程序。
深入开发档案资源价值
针对当前高校人事档案信息存在分散化、碎片化的特征，要求借助数字化、信息化技术来实现对信息的分类整合，实现对档案资源利用价值的深度开发，提升档案服务质量和深度。高校档案服务管理部门应当积极引进高新技术人才，积极引入新兴技术和设备，从而构建出数字化管理团队。在数据挖掘技术、机器学习技术等的依托下，构建出符合高校工作实际的数据分析模型，将人事档案信息输入到模型内，实现对资源的自动识别和整理。在档案资源开发利用中确立优先级，将人才引进、职称评审等作为人事档案管理的重点内容，并以数字化模型提供数据支撑。除此之外，高校在人事档案开发利用中，还可以围绕高校自身学科建设需求，根据不同学科教师的结构组成、年龄分布、学缘关系等等，深入分析档案数据，为学科发展制定战略方向和目标，助力高校学科建设。
完善人才培养机制
数字化转型背景下高校人事档案服务的创新离不开人才支持。纵观当前高校人事档案管理人才队伍，普遍存在创新素质不足、信息素养落后等问题，阻碍人事档案建设服务发展。据此，要重视高校人事档案服务人才队伍的建设和培养，根据档案管理需求设立专项培训基金，为人才的信息化、专业化素养提升提供条件和资金。专项培训内容，围绕数据分析、网络安全、信息管理等数字化管理内容展开，要求人员熟练掌握数字化管理技术。引入“导师制”人才培养模式，主动引进档案管理和信息素养兼顾的高素质人才，以老带新的形式来促进新员工快速融入人事档案管理工作中，并由新员工带领老员工学习并掌握数字化管理理念和技术，形成良好的数字化管理氛围。其次，将数字素养及信息技术应用能力等纳入档案管理人员的绩效考核中，增强管理人员对自身信息素养的重视程度，主动学习，持续增强人才信息管理素养。
【结语】
综上所述，通过立足于数字化转型背景下审视高校人事档案服务现状，在明确当前高校人事档案管理问题及不足之处的基础上，提出通过搭建数字化在线管理平台、打造一站式档案服务体系、深入开发档案资源价值等形式，创新当前高校人事档案的工作路径，凸显出现代高校人事档案管理的信息化、数字化特征，以数字化技术引领高校人事档案服务的不断革新，持续提升人事档案管理质量和效率，助力高校教育及管理发展。
【作者单位：沈阳大学。本文系2026年度辽宁省档案科技项目(2026-R-088)“数字时代背景下高校档案利用工作创新模式的实践研究”的阶段性成果)。】
