写材料是宣传干部的看家本领。要想在笔头上有“几把刷子”，应注意把握好以下几个问题。
遵循创作规律，统筹布局谋篇
一篇文章从起草到最后定稿，大致经历6个阶段：
领会意图。机关材料大多是命题作文，首先要准确把握领导意图，包括相关背景、目的意义、主要对象、适用范围、相关要求等。只有第一时间搞清楚这些问题，才有可能把文章写好。
收集素材。主要收集上级要求、历年文件、相关材料等。宣传干部应养成日常积累资料的习惯，并有自己的“素材库”。
编制提纲。根据文章分量、长短及完成时限，提纲可分为腹稿、简纲、细纲。对于应急文章，可打腹稿，想好内容、角度和写法后即可动笔；对于比较大的材料，可编制简纲；对于时间跨度较大的重要材料，要编制细纲，征求相关人员意见并逐级报审。
组织调研。起草涉及全局、事关群众利益、影响长远的材料，事先应就相关问题组织专题调研。调研结束后，要针对调研提纲所列问题逐一梳理回答，并形成专题报告。调研工作对专业性要求较高，是对宣传干部个人文字素养的综合检验。
整理初稿。动笔前应调整状态，下笔后应全心投入；行文中，要照顾到各部分篇幅长短，尽量保持字数相对均衡。如果一时卡住写不出来，可以暂放一下，留到适当时候再补上；如果个别内容写起来比较别扭，可先顺着自己的思路理出来，最后修改时再行确认。
修改定稿。主要把握好3个环节：一是初稿修改，从观点、内容、逻辑、语言等方面修改；二是征求意见，征求相关部门及人员意见，修改完善后形成新稿；三是报审定稿，定稿后要做好校对工作。
把握行文规则，锤炼语言风格
写材料不仅有严格的行文规则，也有相对固定的语言风格。主要体现在以下10个方面：
要文以载道，不要丢掉灵魂
要有鲜明的思想观点。每篇文章要突出一个鲜明主题，并以此贯穿始终。每个部分都要围绕和服务这个主题，提倡什么、反对什么，表扬什么、批判什么，观点明确，旗帜鲜明。要有独到的思想见解。能够有针对性地提出问题、分析问题和解决问题，并有一整套完整的改进思路和方法，有较强的指导性和操作性。要有辨证的思维习惯。运用总结、对比、归纳等方法，从个性到共性，从现象到本质，找出规律性的东西。要有较高的思想水平。文章质量的决定因素不是文字水平，而是思想水平。文章是否能够出思想，归根结底靠的是作者自身的理论修养。
要言之有物，不要虚空套话
言之有物，说起来容易，做起来很难。有的文章满篇虚话套话，没有实质性内容，让人眼花缭乱、摸不着头脑；有的文章大段引用别人的语言，没有一句是自己的话，让人匪夷所思、不知所云；有的文章从头到尾空洞说教，没有一个像样的事例和数据，让人云里雾里、毫无印象。
要符合体例，不要相互混淆
公文常用文种有：请示报告、通知通报、总结要点、方案意见、领导讲话、调研报告、经验事迹、情况综述等。每个文种都有相对固定的体例要求、规范格式和语言风格。
有些文种体例差距较大，相互区别比较容易，不易混淆。如请示与总结，一个是未来时，一个是完成时。但有些文种体例差距较小，相互区分起来难度较大，也容易混淆。如总结、报告、通报、经验等。这几个文种都是对过去工作情况的总结，但是每个文种的目的意义、报送渠道、适用范围、关注对象、作用效力等均有不同，语言风格和表达方式等也各有不同，需要认真把握好文种之间的体例差别，确保语言表述和使用上不出现问题。
要文风朴实，不要夸夸其谈
机关材料讲究文风朴实，要尽量运用简单、直接的语言，不使用夸张、浮夸的修辞手法。要避免在词语使用上用力过猛，跳出语境范围，与实际情况和所表达的意思严重不符；在语言表达上说过头话，造成与整个语境的不协调；在修辞手法上过度夸张，故意堆砌华丽辞藻，矫揉造作。
要条理清晰，不要逻辑混乱
总体上的逻辑关系。大标题与各一级标题之间、一级标题与各二级标题之间、二级标题与各三级标题之间都有严密的逻辑关系。如果哪一级关系不顺，文章的整体逻辑就不能够成立。每个部分的逻辑关系。主要指一、二、三级标题内部自身的逻辑关系。每个部分既各自独立，又相互联系，各有分工、互有侧重。各个段落的逻辑关系。段与段、句与句都应存在着先后顺序、前后层次和依存关系，或层层递进，或平行展示，抽丝剥茧、丝丝入扣，这样才能构成严密完整的关系链。
要表述准确，不要模棱两可
语言表述准确是机关公文基本要求，要特别注意以下几种情形：一是在引用古文诗词、历史典故、名言警句等方面的表述；二是在人名、地名、时间、段落顺序等方面的表述；三是在数字、计量单位和标点符号等用法方面的表述。如在领导排序、职务级别、机构序列等方面表述不到位甚至出现失误，有时会闹出笑话，严重的会引发政治问题。
要通俗易懂，不要生僻晦涩
行文中应多使用日常用语、常用字词和群众语言，要做到语言简单明了、深入浅出，让大家听得清楚、听得明白。一是少用专业语言和专业术语，多用群众听得懂的大众语言。遇有专业方面的内容，应尽量使专业语言和术语通俗化大众化；二是避免使用生僻难懂的字句，多用大家经常使用的熟悉的词汇，不要人为地制造认知障碍，避免产生歧义；三是严禁使用自造词、生造词及不规范简称。
要语言凝练，不要重复啰嗦
行文提倡写短文，开门见山、直指核心。避免前后重复。有时为强调某个问题重要，不厌其烦地说，恐怕别人听不清楚，结果越描越黑，白白浪费笔墨。避免绕来绕去。过分强调文章层次和转换关系，一段文字只有几句相同的话，以不同的形式反复出现，没有实质性内容。避免水分过多。有的文章看似内容很多、文字很长，但实际东西很少、有价值信息也不多。避免故意拉长。为满足字数要求，故意增加字数、拉长文稿。
要生动形象，不要枯燥乏味
所谓生动形象，主要指语言描绘或表达具体生动、活灵活现，有很强的画面感。学习群众语言。了解和熟悉基层生活状况和生活习惯，倾听人民群众的呼声，在深入基层、深入生活中学习群众语言。借鉴他人语言。他人现有语言也是一笔财富，应学习借鉴好。用好立体化语言。要从不同侧面、不同角度、不同方向讲述一个道理，反映一个问题，描绘一种事物，突出重点。学好经典语言。善于从中华优秀传统文化中汲取经籍典故，从名人名言中引用哲理箴言，从散文诗歌中提取语言精华。
要气势节奏，不要一个调调
好的材料，既有很好公文功能，也有很强的可读性。要有自身节奏。无论是写作过程，还是默读朗诵，每篇文章都应有自己节奏。要有内在语势。语势是语言排列形成的风格，有的铿锵有力，有的温婉缠绵，有的急风骤雨，有的则春风化雨。要有潜在韵律。既有音乐般的旋律，又有诗歌般的意境，还有无数想象的空间，读起来朗朗上口，听起来悦耳生动。
研究文字特点，磨砺笔力功底
写好材料不仅要把握好语言文字自身特点，更需要长期的实践锻炼、工作体验和生活感悟。
语言文字约定俗成：要熟练掌握写作技巧，需要长期学习实践
语言文字是人们在长期的生产生活中形成的，具有约定俗成的特性。这个特性决定了学习语言文字、掌握语法文法必然是长期的实践过程，没有任何捷径可走。任何人想要学好语言、写好文章，都需要有一个长期学习实践过程。
语言文字千变万化：要成功打造精品力作，需要反复推敲打磨
好文章是改出来的。初稿形成后，只是万里长征走出的第一步，离最终定稿还有很长的路要走。组织大型会议，相关会议材料特别是主要领导人讲话，不到会议即将召开的那一天，讲话稿是很难定下来的。这里面就有一个层层把关、逐级审核和反复修改的过程。有时起草材料，整理起来感到非常别扭，勉强形成初稿却连自己这关都过不了。由于时间关系，只能匆忙报审。经领导修改后，虽然内容还是那些内容，事例还是那些事例，字数还是那些字数，但感觉和意思完全不一样。前段时间整理形成的讲话材料，当时感觉写的很好，但过一段时间拿出来再看，有很多用法不太妥当，也有很多需要修改完善的地方。这既反映出当时思想认识方面的局限，也说明文章修改的重要性。
语言文字源于生活：要深入持久打动读者，需要深谙人情世故
只有对生活有深刻理解和独特感悟，才能写出精彩的语言和文章。写一个人，就要接触这个人、熟悉这个人，全面地了解这个人。写一件事，就应该全方位地熟悉这件事，包括基本情况、发展脉络、主要特征、未来方向等，以及围绕这件事的相关信息资料。写一份经验，就是要采取试点、蹲点办法，深入现场实地调研，共同参与方案制定、组织策划，这样总结提炼出来的经验才具有操作性和指导性。
语言文字博大精深：要培养写作高手，需要不断沉淀升华
做宣传工作既要实践锻炼、刻苦努力，还需要悟性、灵感和天赋。有的人很快就能够入门，有的人很长时间才能入门，有的人甚至会更长。比如，经过几年时间，大家的文字水平都得到明显提升，大部分也都能做到文从字顺、语言通畅，并能应付一般性文字材料。但是，要把文字水平向前提高一个层次，就是很难的事情了，只有一部分人能脱颖而出。由此可见，文章既是悟出来的，更是长期积累沉淀和升华的结果。
语言文字重如泰山：要出色完成应急任务，需要顽强意志品质
作为宣传干部，尽管日常材料工作比较多，但如果工作一段时间，积累一定经验，还是可以应付的。最怕的就是遇有一些急难险重任务，如上级临时检查工作的汇报材料、领导提前出席会议的讲话材料、需要马上核实情况的调查材料等等。这些文字材料来得急、要得快、催得紧，而且对质量要求很高。这样的材料写起来，有时冥思苦想，理不出头绪；有时头脑一片空白，守灯熬夜，一晚上写不出几个字。这既是对大家日常综合积累的检验，也是对宣传干部意志品质的考验。
