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案例回顾
朱某璇2018年3月进入阳光城集团股份有限公司于重庆区域设立的重庆惠登房地产开发有限公司，担任人力资源主管，主要负责公司薪酬福利相关工作，包括员工工资核算及发放、各类奖金核算及发放、员工个人所得税申报、五险一金及其他员工福利核算等事宜。
2018年6月至2019年6月期间，朱某璇利用上述职务之便，在编制月度工资明细表时，通过在工资报表上虚增自己工资、绩效奖金的方式，将公司财产占为己有，侵占金额共计人民币91万元。加上朱某璇每月原本实际工资1万元，其年薪高达100万元。然而，公司内部始终无人提出质疑，发现相关异常情况。
2019年7月10日，朱某璇向公司提出离职申请。不久，公司发现异常，随即报警。
2019年9月6日，朱某璇经民警电话通知，主动到公安机关接受调查并如实供述犯罪事实。同月27日，朱某璇向公司退还赃款25万元，剩余损失因朱某璇无可执行财产，造成公司实际损失66万元。
素材来源：中国裁判文书网（2020.07.30）
案例分析
案例中朱某璇利用职务便利，在长达一年的时间内，每月在编制员工工资表时，故意虚增自己的工资和绩效奖金，涉及金额总计91万元，平均每月侵占公司资产7.58万元。案发后朱某璇仅退还了25万元，造成公司实际损失66万元。该事件，反映出公司在薪资发放环节存在以下问题：
员工工资核算、发放由朱某璇一人负责，不相容职务未分离，未形成有效制衡与监督，使其有机会舞弊；
员工月度薪资发放前缺乏有效的事前实质性审核，导致月薪1万的朱某璇，在涉案的一年间，平均每月多发7.58万元，却始终无人发现、制止；
薪资发放未形成事后监督机制与闭环管理，未能及时识别朱某璇薪资的异常。
下文将从薪资发放不相容职务分离、事前实质性审核、事后监督三个角度展开分析，并提出管理建议：
1确保薪资发放相关的不相容职务分离
案例中作为人力资源主管的朱某璇，既负责员工月度薪资的核算编制，又负责发放，公司薪资发放基本由其一人负责，使其有机会擅自调整数据，增加个人薪资，以实现舞弊的目的。
针对案例中的情况，建议公司在薪资发放环节应遵守不相容职务分离原则，嵌入必要的制衡机制，以案例中的情况为例，朱某璇作为人力资源主管负责薪资的编制核算，就不适合再负责审核、发放工作，相关职责应安排其他人员担任。这样就能多一层监督，降低工资发放舞弊的可能性。
此外，在薪资发放环节还存在另外一种不相容职责应分离的情况，应特别重视―员工信息维护岗与薪资编制核算岗。如果这两个岗位为同一员工，则其有机会通过虚构人员、虚增人数的方式，发放空饷，导致公司资金损失。因此严禁员工信息维护岗与薪资编制核算岗由一人担任。
2强化工发放信息的事前实质性审核
案例中，朱某璇舞弊期间，平均每月侵占7.58万元，远超其实际工资水平月薪1万元，存在明显异常，却无人事前阻止，说明该公司月度工资表缺乏有效的事前实质性审核。鉴于此，建议公司依据不相容职务分离原则，安排专人对工资表从以下方面开展实质性审核，包括但不限于：
第一，核对员工人数。根据花名册信息，查看工资表上的人数是否和花名册人数相符。
第二，核对薪酬工资总额。比较本期应付职工薪酬总额与上期应付职工薪酬总额，是否有异常变动，如果存在异常，需调查了解具体原因，并落实到个体。
第三，核对单个异常薪酬。从历史记录与职位职级角度，分析核对是否存在某个员工薪酬工资异常，若存在异常，必须查明原由，采取适当的措施。
案例中，如果有专人对朱某璇编制的月度薪资表从员工人数、工资总额、单个异常薪酬三方面进行实质性审核，就能避免类似工资舞弊事件的发生。
3完善薪资发放事后监督
针对案例中薪资发放环节舞弊行为长期未被发现的情况，建议公司应当健全薪资发放事后监督机制，及时发现薪酬发放的异常，为公司挽回损失。
第一，定期进行薪酬数据检查。公司应安排审计人员定期开展专项审计，保证薪资发放数据的准确性，关键核查内容包括但不限于：检查各部门各月工资费用的发生额是否有异常波动；比较本期与上期工资费用总额；结合员工社保缴纳情况，明确员工范围，检查是否与关联公司员工工资混淆列支；核对人力资源部门记录的工资支出与出纳记录的工资支付数、人力资源部门记录的工时与生产部门记录的工时是否一致；比较本期应付职工薪酬余额与上期应付职工薪酬余额，是否有异常变动。从而识别与调查不可接受的差异额，及时采取必要的改进或挽救措施。
第二，定期进行人力成本专项检查。公司为真实掌握工资总额管理和使用情况，至少每年对工资总额管理清算及预算管理（核定）情况进行检查，评估人力成本发生的合理性。例如，案例中朱某璇每月侵占公司资金7.58万元，则公司人力资源部的人力成本总额必然会明显高于预期。据此，也能发现朱某璇的薪资发放舞弊行为，尽早采取补救措施。
启示
综上所述，公司在薪资发放管理过程中应本着不相容职务分离的原则，做好薪资发放的事前实质性审核，完善事后监督闭环管理机制，有效地降低或避免工资舞弊事件发生的可能性，及时发现问题，保护公司的资金安全。
